採用に関するプライバシー通知

1. はじめに

アルメディアでは、採用プロセスにおける個人データの保護に取り組んでいます。本プライバシー通知は、当社に応募する際や採用活動に参加する際に、どのように個人データを収集、処理、保存するかについて説明しています。

この通知は、応募者および潜在的候補者のみに適用されます。

2. データ処理および法令遵守

この通知および適用されるデータ保護法、特に一般データ保護規則（GDPR）およびドイツ連邦データ保護法（BDSG）に従って個人データを処理します。本通知と法的要件の間に矛盾が生じた場合、適用される法律が優先されます。

当社は、採用慣行や法的義務の変更を反映して、この通知を定期的に更新することがあります。

個人データの提供は任意ですが、特定の情報を提供しないことを選択した場合には、応募を考慮できないことがあります。

3. お問い合わせ先

データ処理に関するご質問がある場合は、以下にご連絡ください：

Almedia GmbH
ポツダム通り125
10783 ベルリン、ドイツ
メール: privacy@almedia.co

4. データ収集

以下の情報源から個人データを収集します：

4.1 あなたから直接

仕事に応募する際や採用活動に参加する際に、提供いただいた情報を収集します。具体的には：

• 名前、メールアドレス、連絡先情報

• 履歴書、学歴、および職務経験

• カバーレター、ポートフォリオ、またはその他のサポート文書

• 応募質問への回答および面接メモ

4.2 第三者

個人データを以下から受け取ることがあります：

• 採用機関または紹介元

• 旧雇用主（あなたの同意に基づくリファレンスチェックとして）

• ビザまたは転居サービス提供者（該当する場合）

• 公共のプロフェッショナルネットワーク（例：LinkedIn、Xing）

4.3 システム生成データ

インタビュー、評価、またはウェブサイトとのやり取りを通じて個人データを生成します。例えば：

• インタビューレコードおよび評価メモ

• ウェブサイトのインタラクションログ（例：トラフィックデータ、ロケーションデータ）

5. 処理目的

以下の目的で個人データを処理します：

• アルメディアでの雇用の適性評価

• 資格およびリファレンスの確認

• 採用プロセスの管理と改善

• 法的および規制上の義務の遵守

6. 処理の法的根拠

個人データを処理する法的根拠には以下が含まれます：

• 採用決定の必要性（BDSG 第26(1)条、GDPR 第6(1)(b)条、GDPR 第88条）

• 採用の管理と改善における正当な利益（GDPR 第6(1)(f)条）

• 法的義務（GDPR 第6(1)(c)条）

• 同意が該当する場合（GDPR 第6(1)(a)条、BDSG 第26(2)条）

7. データ共有

必要な場合のみ個人データを共有します：

7.1 内部受取人

• 応募を評価する採用担当者、採用マネージャー、インタビュアー

7.2 外部サービスプロバイダー

応募を安全に処理するため、アプリカントトラッキングシステム（ATS）プロバイダーとしてAshby（Ashby, Inc., 548 Market St PMP 397006, San Francisco, CA 94104-5401）を使用しています。

オンライン応募プロセスの一環として提供された個人データは、Ashbyの米国サーバーに保存され、処理されます。これは、データ保護の適切なレベルを保証するEUモデル契約条項に基づいて行われます。我々は、応募データを他の会社や第三者にデータのその他の使用のために譲渡することはありませんが、あなたの応募を処理するためです。

その他のサードパーティプロバイダには以下が含まれます：

• ITサービスプロバイダー（例：クラウドホスティング）

• 評価およびバックグラウンドチェックプロバイダー（該当する場合）

すべてのサービスプロバイダーは、GDPR要求に準拠する契約上の義務があります。

7.3 法的および規制当局

法律により要求される場合や当社の権利を保護するため、公共機関または法執行機関にデータを開示することがあります。

8. データの保存

採用された場合、労働契約に必要な限りデータをさらに処理します（GDPR 第88条、BDSG 第26条）。

応募者との労働契約を締結しない場合、応募者の違反決定の通知後またはこの職位に関する応募プロセスの完了から6か月後に応募書類を自動的に削除します。ただし、削除が他の正当な利益に抵触しないことが条件です（例：法定保持期間）。このための法的根拠はGDPR 第6 (1) (b)条です。この文脈でのもう一つの正当な利益は、例えば、一般的な平等取扱法（AGG）に基づく手続きにおける証拠提出義務です。

より長期間のデータ保存に自発的に同意した場合は、データをさらに2年間保持します。

9. 自動意思決定

完全に自動化された採用決定は行っていません。ただし、アプリケーションの事前スクリーニングを支援するために自動化ツールを使用することがあります。