Thông báo bảo mật cho tuyển dụng

1. Giới thiệu

Tại Almedia, chúng tôi cam kết bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn trong suốt quá trình tuyển dụng. Thông báo quyền riêng tư này giải thích cách chúng tôi thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu cá nhân của bạn khi bạn ứng tuyển vào vị trí tại công ty chúng tôi hoặc tham gia các hoạt động tuyển dụng của chúng tôi.

Thông báo này chỉ áp dụng cho ứng viên và các ứng viên tiềm năng.

2. Xử lý dữ liệu và tuân thủ pháp lý

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn phù hợp với thông báo này và các quy định bảo vệ dữ liệu hiện hành, bao gồm Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) và Luật Bảo vệ Dữ liệu Liên bang Đức (BDSG). Nếu có bất kỳ xung đột nào giữa thông báo này và các yêu cầu pháp lý, quy định pháp luật hiện hành sẽ được ưu tiên áp dụng.

Chúng tôi có thể cập nhật thông báo này định kỳ để phản ánh các thay đổi trong thực tiễn tuyển dụng hoặc các nghĩa vụ pháp lý của mình.

Việc cung cấp dữ liệu cá nhân là tự nguyện, nhưng nếu bạn không cung cấp một số thông tin nhất định, chúng tôi có thể không thể xem xét hồ sơ ứng tuyển của bạn.

3. Thông tin liên hệ

Nếu có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến xử lý dữ liệu, bạn có thể liên hệ với chúng tôi tại:

Almedia GmbH
Koppenstr. 8
10243 Berlin, Germany
Email: privacy@almedia.co

4. Thu thập dữ liệu

Chúng tôi thu thập dữ liệu cá nhân từ các nguồn sau:

4.1 Trực tiếp từ bạn

Khi bạn ứng tuyển vào vị trí hoặc tham gia các hoạt động tuyển dụng của chúng tôi, chúng tôi thu thập những thông tin bạn cung cấp cho chúng tôi, cụ thể là:

• Họ tên, địa chỉ email và thông tin liên hệ

• CV/hồ sơ xin việc, trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc

• Thư xin việc, portfolio hoặc các tài liệu bổ sung khác

• Câu trả lời cho các câu hỏi ứng tuyển và ghi chú phỏng vấn

4.2 Bên thứ ba

Chúng tôi có thể nhận dữ liệu cá nhân từ:

• Các công ty tuyển dụng hoặc nguồn giới thiệu

• Nhà tuyển dụng trước đây (để kiểm tra tham chiếu, với sự đồng ý của bạn)

• Các nhà cung cấp dịch vụ visa hoặc tái định cư (nếu áp dụng)

• Các mạng lưới nghề nghiệp công khai (ví dụ: LinkedIn, Xing)

4.3 Dữ liệu do hệ thống tạo ra

Chúng tôi tạo ra dữ liệu cá nhân trong quá trình phỏng vấn, đánh giá hoặc thông qua tương tác với trang web của chúng tôi, chẳng hạn như:

• Hồ sơ phỏng vấn và ghi chú đánh giá

• Nhật ký tương tác với trang web (ví dụ: dữ liệu lưu lượng truy cập, dữ liệu vị trí)

5. Mục đích xử lý

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn cho các mục đích sau:

• Đánh giá mức độ phù hợp của bạn cho vị trí tại Almedia

• Xác minh trình độ và các thông tin tham chiếu của bạn

• Quản lý và cải thiện quy trình tuyển dụng của chúng tôi

• Đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và quy định

6. Cơ sở pháp lý cho việc xử lý

Cơ sở pháp lý để xử lý dữ liệu cá nhân của bạn bao gồm:

• Sự cần thiết cho các quyết định tuyển dụng (§ 26(1) BDSG, Art. 6(1)(b) GDPR, Art. 88 GDPR)

• Lợi ích hợp pháp trong việc quản lý và cải thiện tuyển dụng (Art. 6(1)(f) GDPR)

• Các nghĩa vụ pháp lý (Art. 6(1)(c) GDPR)

• Sự đồng ý, khi áp dụng (Art. 6(1)(a) GDPR, § 26(2) BDSG)

7. Chia sẻ dữ liệu

Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu cá nhân khi cần thiết:

7.1 Người nhận nội bộ

• Nhà tuyển dụng, quản lý tuyển dụng và người phỏng vấn đánh giá hồ sơ ứng tuyển của bạn

7.2 Nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba

Chúng tôi sử dụng Ashby (Ashby, Inc., 548 Market St PMP 397006, San Francisco, CA 94104-5401) làm nhà cung cấp Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) để xử lý hồ sơ một cách an toàn.

Dữ liệu cá nhân được cung cấp cho chúng tôi trong quá trình ứng tuyển trực tuyến sẽ được lưu trữ và xử lý trên máy chủ của Ashby tại Hoa Kỳ. Việc lưu trữ và xử lý được thực hiện trên cơ sở các điều khoản hợp đồng mẫu của EU, qua đó cũng bảo đảm mức độ bảo vệ dữ liệu phù hợp. Chúng tôi sẽ không chuyển tiếp dữ liệu ứng tuyển của bạn cho các công ty hoặc bên thứ ba khác cho bất kỳ mục đích sử dụng nào khác, ngoại trừ việc xử lý hồ sơ ứng tuyển của bạn.

Các nhà cung cấp bên thứ ba khác bao gồm:

• Các nhà cung cấp dịch vụ CNTT (ví dụ: lưu trữ đám mây)

• Các nhà cung cấp dịch vụ đánh giá và kiểm tra lý lịch (nếu áp dụng)

Tất cả các nhà cung cấp dịch vụ đều bị ràng buộc theo hợp đồng phải tuân thủ các yêu cầu của GDPR.

7.3 Cơ quan pháp lý và quản lý

Nếu pháp luật yêu cầu hoặc để bảo vệ quyền lợi của chúng tôi, chúng tôi có thể tiết lộ dữ liệu của bạn cho cơ quan nhà nước hoặc cơ quan thực thi pháp luật.

8. Lưu trữ dữ liệu

Nếu bạn được tuyển dụng, dữ liệu của bạn sẽ tiếp tục được xử lý khi cần thiết cho quan hệ lao động của bạn (Art. 88 GDPR, § 26 BDSG).

Nếu chúng tôi không ký kết hợp đồng lao động với ứng viên, hồ sơ ứng tuyển sẽ tự động bị xóa sau 6 tháng kể từ khi thông báo quyết định từ chối hoặc khi hoàn tất quy trình tuyển dụng cho vị trí này, với điều kiện việc xóa không mâu thuẫn với bất kỳ lợi ích hợp pháp nào khác của chúng tôi (ví dụ: thời hạn lưu trữ theo quy định pháp luật). Cơ sở pháp lý cho việc này là Art. 6 (1) (b) GDPR. Một lợi ích hợp pháp khác trong trường hợp này, ví dụ, là nghĩa vụ cung cấp bằng chứng trong các thủ tục theo Đạo luật Đối xử Bình đẳng Chung (AGG).

Nếu bạn đã đồng ý tự nguyện cho phép dữ liệu của mình được lưu trữ trong thời gian dài hơn, dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ thêm hai năm.

9. Ra quyết định tự động

Chúng tôi không đưa ra các quyết định tuyển dụng hoàn toàn tự động. Tuy nhiên, chúng tôi có thể sử dụng các công cụ tự động để hỗ trợ sàng lọc hồ sơ ban đầu.