Thông báo bảo mật cho tuyển dụng

1. Giới thiệu

Tại Almedia, chúng tôi cam kết bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn trong suốt quá trình tuyển dụng. Thông báo quyền riêng tư này giải thích cách chúng tôi thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu cá nhân của bạn khi bạn nộp đơn xin việc với chúng tôi hoặc tham gia vào các hoạt động tuyển dụng của chúng tôi.

Tuyên bố này chỉ áp dụng cho các ứng viên và các ứng viên tiềm năng.

2. Xử lý Dữ liệu và Tuân thủ Pháp luật

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn theo thông báo này và các luật bảo vệ dữ liệu hiện hành, bao gồm Quy định Chung về Bảo vệ Dữ liệu (GDPR) và Luật Bảo vệ Dữ liệu Liên bang Đức (BDSG). Nếu có bất kỳ xung đột nào giữa thông báo này và yêu cầu pháp luật, các luật hiện hành sẽ được ưu tiên.

Chúng tôi có thể cập nhật thông báo này định kỳ để phản ánh các thay đổi trong thực tiễn tuyển dụng hoặc nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi.

Việc cung cấp dữ liệu cá nhân của bạn là tự nguyện, nhưng nếu bạn chọn không cung cấp một số thông tin nhất định, chúng tôi có thể không thể xem xét đơn ứng tuyển của bạn.

3. Thông tin Liên hệ

Để có bất kỳ câu hỏi nào về xử lý dữ liệu, bạn có thể liên hệ với chúng tôi tại:

Almedia GmbH
Potsdamer Str. 125
10783 Berlin, Germany
Thư điện tử: privacy@almedia.co

4. Thu thập Dữ liệu

Chúng tôi thu thập dữ liệu cá nhân từ các nguồn sau:

4.1 Trực tiếp từ Bạn

Khi bạn nộp đơn xin việc hoặc tham gia vào các hoạt động tuyển dụng của chúng tôi, chúng tôi thu thập thông tin bạn cung cấp cho chúng tôi, cụ thể là:

• Tên, địa chỉ email và thông tin liên hệ

• Sơ yếu lý lịch, nền tảng giáo dục và kinh nghiệm làm việc

• Thư bày tỏ, hồ sơ cá nhân, hoặc các tài liệu hỗ trợ khác

• Câu trả lời cho các câu hỏi ứng tuyển và ghi chú phỏng vấn

4.2 Các Bên Thứ ba

Chúng tôi có thể nhận dữ liệu cá nhân từ:

• Các công ty tuyển dụng hoặc nguồn giới thiệu

• Người sử dụng lao động trước đây (để kiểm tra tham chiếu, với sự đồng ý của bạn)

• Nhà cung cấp dịch vụ visa hoặc di dời (nếu áp dụng)

• Các mạng lưới chuyên nghiệp công cộng (ví dụ: LinkedIn, Xing)

4.3 Dữ liệu Hệ thống Tạo ra

Chúng tôi tạo ra dữ liệu cá nhân trong các cuộc phỏng vấn, đánh giá, hoặc thông qua những tương tác với trang web của chúng tôi, như:

• Bản ghi phỏng vấn và ghi chú đánh giá

• Nhật ký tương tác với trang web (ví dụ: dữ liệu lưu lượng, dữ liệu vị trí)

5. Mục đích của Xử lý

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn cho các mục đích sau:

• Đánh giá tính phù hợp của bạn cho công việc tại Almedia

• Kiểm tra trình độ và tham chiếu của bạn

• Quản lý và cải thiện quy trình tuyển dụng của chúng tôi

• Đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và quy định

6. Cơ sở Pháp lý cho Xử lý

Cơ sở pháp lý để xử lý dữ liệu cá nhân của bạn bao gồm:

• Cần thiết cho các quyết định tuyển dụng (§ 26(1) BDSG, Điều 6(1)(b) GDPR, Điều 88 GDPR)

• Lợi ích hợp pháp trong quản lý và cải thiện tuyển dụng (Điều 6(1)(f) GDPR)

• Nghĩa vụ pháp lý (Điều 6(1)(c) GDPR)

• Đồng ý, nơi áp dụng (Điều 6(1)(a) GDPR, § 26(2) BDSG)

7. Chia sẻ Dữ liệu

Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu cá nhân khi cần thiết:

7.1 Người nhận Nội bộ

• Các nhà tuyển dụng, người quản trị tuyển dụng và người phỏng vấn đánh giá đơn ứng tuyển của bạn

7.2 Nhà Cung cấp Dịch vụ Thứ ba

Chúng tôi sử dụng Ashby (Ashby, Inc., 548 Market St PMP 397006, San Francisco, CA 94104-5401) như là nhà cung cấp Hệ thống Theo dõi Ứng viên (ATS) của chúng tôi để xử lý đơn ứng tuyển một cách an toàn.

Dữ liệu cá nhân được cung cấp cho chúng tôi như một phần của quy trình ứng dụng trực tuyến được lưu trữ và xử lý trên các máy chủ của Ashby tại Mỹ. Việc lưu trữ và xử lý dựa trên các điều khoản hợp đồng mẫu của EU, đảm bảo mức độ bảo vệ dữ liệu phù hợp. Chúng tôi sẽ không chuyển tiếp dữ liệu ứng dụng của bạn cho các công ty hoặc bên thứ ba khác cho bất kỳ việc sử dụng dữ liệu nào khác, ngoại trừ để xử lý đơn ứng tuyển của bạn.

Các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba khác bao gồm:

• Nhà cung cấp dịch vụ IT (ví dụ: lưu trữ đám mây)

• Các nhà cung cấp dịch vụ đánh giá và kiểm tra lý lịch (khi áp dụng)

Tất cả các nhà cung cấp dịch vụ đều bị ràng buộc hợp đồng để tuân thủ các yêu cầu của GDPR.

7.3 Cơ quan Pháp lý & Điều tiết

Nếu pháp luật yêu cầu hoặc để bảo vệ quyền của chúng tôi, chúng tôi có thể tiết lộ dữ liệu của bạn cho các cơ quan công quyền hoặc các cơ quan thực thi pháp luật.

8. Lưu trữ Dữ liệu

Nếu bạn được tuyển dụng, dữ liệu của bạn sẽ được xử lý thêm như cần thiết cho việc làm của bạn (Điều 88 GDPR, § 26 BDSG).

Nếu chúng tôi không ký kết hợp đồng lao động với ứng viên, các tài liệu ứng tuyển sẽ tự động bị xóa 6 tháng sau thông báo quyết định từ chối hoặc hoàn thành quy trình ứng tuyển cho vị trí này, miễn là việc xóa không mâu thuẫn với các lợi ích hợp pháp khác của chúng tôi (ví dụ: thời gian lưu trữ theo quy định pháp luật). Cơ sở pháp lý cho điều này là Điều 6 (1) (b) GDPR. Một lợi ích hợp pháp khác trong trường hợp này là, ví dụ, trách nhiệm cung cấp bằng chứng trong các hoạt động theo Quy định về Đối xử Bình đẳng Tổng thể (AGG).

Nếu bạn đã cung cấp sự đồng ý tự nguyện để dữ liệu của bạn được lưu trữ trong thời gian dài hơn, dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ trong hai năm nữa.

9. Quyết định Tự động

Chúng tôi không đưa ra quyết định tuyển dụng hoàn toàn tự động. Tuy nhiên, chúng tôi có thể sử dụng công cụ tự động để hỗ trợ việc sàng lọc trước đơn ứng tuyển.